Корпоративные правила цифрового этикета

В современном мире добрая половина нашего общения происходит в различных социальных сетях и мессенджерах. Понятно, что те же нормы приличия, который действуют в реальной жизни, должны соблюдаться и в интернете. Однако, наряду с ними существует так называемый цифровой этикет. Иными словами – это правила хорошего тона в переписке, которые не мешало бы знать всем, чтобы лучше находить общий язык с собеседником и не раздражать друг друга. Но, как показывает практика, далеко не всем известна хотя бы половина из них. Мы постараемся сегодня это исправить. В своих примерах мы делаем упор на деловое общение внутри компании, но эти правила также отлично работают и в повседневной жизни.

 

Как правильно поздороваться

Многие любят использовать такой оборот, как «доброго времени суток». Но такой вариант неправильный, так как это родительный падеж, а в русском языке он используется при прощании. Например, «удачи» или «спокойной ночи». Чтобы поздороваться используется именительный падеж: «доброе утро».  Слова «привет» и «приветствую» лучше оставить для неофициальной переписки. В деловом общении самыми оптимальными вариантами являются «здравствуйте» и «добрый день».

 

Нужно ли уточнять от куда у вас этот номер

Как правило, люди стараются не раздавать всем подряд свои контакты. А тех, кому дали, запоминают. Но бывает, что вы нашли номер через знакомого или связываетесь по чьей-то рекомендации. Тогда желательно сказать собеседнику как вы на него вышли. Предварительно уточните у того, кто поделился с вами информацией, можно ли на него ссылаться. Так как если он дал вам номер без разрешения его владельца, то скорее всего он пожелает остаться инкогнито.

Если же вы нашли контакт в открытом доступе в интернете, на визитке или ещё где-то, то можете не объяснять это собеседнику.

 

Сперва напиши, потом звони

Если дело не срочное, то всегда лучше сперва написать сообщение. Так как звонок подразумевает, что человек должен оторваться от всех своих дел и выслушать вас. Представьте его разочарование, когда вы звоните по абсолютно не важному поводу, либо несрочному делу, которое спокойно можно было изложить в сообщении.

 

Если прочитали, то потрудитесь сразу ответить

Во всех мессенджерах и социальных сетях сообщения помечаются, как прочитанные и не прочитанные. Если человек видит, что его сообщение прочли, но долго не отвечают, то он может подумать, что его игнорируют. Это в свою очередь подпортит ваши отношения. Поэтому даже если вы открыли чат случайно, то желательно уже потратить несколько минут на ответ. В крайнем случае можно написать, что ответите через некоторое время.

 

Что делать если вам долго не отвечают

Лучше всего указывать в письме к какому моменту вам нужен ответ. Например, «прошу прислать мне результат до пятницы». Тогда, если ваши сроки нарушены, то смело можете снова писать или даже звонить, чтобы напомнить собеседнику о своей просьбе.

Если же вы изначально не указали дедлайн, и вам не отвечают к нужному времени, то не стоит сразу задавать собеседнику вопрос «почему?». Вы ведь сами не обозначили сроки. Поэтому лучше сначала уточните к какому времени нужен результат, а потом спрашивайте.

 

Пишите всё одним сообщением

Наверняка у каждого есть такой знакомый, который почти каждое слово пишет отдельным сообщением. При этом на каждое такое сообщение у вас приходит уведомление, и телефон издаёт характерные звуки. Пока дождёшься сути разговора можно заработать психическое расстройство. А раз вам это не нравится, то и сами не мучайте других людей. Лаконично излагайте всю суть вопроса в одном сообщении.

 

Уместно ли в деловой переписке использование эмодзи

Если речь идёт именно о деловом общении, то смайлы однозначно не уместны. Во-первых, они нарушают рабочую, деловую атмосферу. Во-вторых, одни и те же смайлики разные люди могут понимать по-разному. В-третьих, из-за разницы в кодировках они могут не отображаться на каких-то устройствах.

 

Когда не нужно использовать скриншоты

Не отправляйте в виде скриншотов информацию, которую нужно будет куда-то ввести: ссылки, логины, пароли, номера документов и т.д. Так вы избавите своих коллег от лишней работы и возможности ошибиться при переписывании.

 

Избегайте сокращений

Если это не общепринятое сокращение, то лучше от него отказаться, чтобы исключить недопонимание. Так же не нужно сокращать слова вежливости: «спасибо», «пожалуйста». Иначе они теряют свою ценность. А в некоторых случаях написание «спс» вместо «спасибо» или «плз» вместо «пожалуйста» может расцениваться как неуважение.

 

Правило для электронной почты

Не ленитесь во всех сообщения, отправляемых по электронной почте, писать тему. Без неё потом очень сложно найти нужное письмо в общей массе. Не усложняйте работу коллегам.

 

Почтовый адрес для работы

Согласитесь, что человек с почтой «mamin_simpotyga32» не производит впечатление ответственного и серьёзного сотрудника. Следовательно, при прочих равных условиях предпочтение отдадут другому. Поэтому не поленитесь создать почтовый ящик непосредственно для работы, который не стыдно будет указать в резюме.

 

Друзья в соц. сетях

Если вы – бос, то не стоит добавляться в друзья к своим подчинённым. Отказать они, конечно, вам не могут. Но это создаст неудобства для них, так как теперь им придётся лучше думать, прежде чем что-то выложить или написать у себя на странице. Если они захотят, то сами пришлют вам запрос на добавление.

 

Работа работой, а личное время должно быть

Как бы сильно вы не любили свою работу, иногда нужно переключаться, отдыхать. У всех людей должно быть время, свободное от работы и не стоит лишний раз его у них забирать: не беспокойте никого по выходным и с 22 до 9 часов. Но если ситуация срочная, то необходимо хотя бы как-то поощрить сотрудника за сверхурочные часы.

 

Вывод

Естественно, это не все правила цифрового этикета, их гораздо больше. Но нет необходимости их все заучивать, так как они интуитивно понятны. Достаточно просто думать не только о себе, но и о своём собеседнике, чтобы не доставлять ему лишние неудобства.